Hamelink & Van den Tooren - Tax lawyer

PRIVACY STATEMENT HAMELINK & VAN DEN TOOREN

Over HAMELINK & VAN DEN TOOREN, persoonsgegevens en verwerken

Hamelink & Van den Tooren N.V., hierna “HAMELINK & VAN DEN TOOREN, wij of ons”, is statutair gevestigd te Den Haag en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 27197846. De organisatie van HAMELINK & VAN DEN TOOREN is gericht op Nederlands belastingrecht. Het waarborgen van de privacy van haar klanten, medewerkers, bezoekers en overige relaties, is daarbij van fundamenteel belang.

HAMELINK & VAN DEN TOOREN verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij het begrip “persoonsgegevens” moet u denken aan elk stukje informatie dat direct of indirect leidt tot de identificatie van een natuurlijke persoon, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator; of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Voorbeelden van “verwerken” zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Voor wie geldt dit Privacy Statement?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle natuurlijke personen waarvan HAMELINK & VAN DEN TOOREN persoonsgegevens verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn:

• (contactpersonen of bestuurders van) klanten van HAMELINK & VAN DEN TOOREN
• (contactpersonen of bestuurders van) potentiele klanten van HAMELINK & VAN DEN TOOREN
• sollicitanten
• (contactpersonen van) leveranciers
• (andere) derden die met HAMELINK & VAN DEN TOOREN communiceren.

Welke persoonsgegevens verwerkt HAMELINK & VAN DEN TOOREN en waarom?

HAMELINK & VAN DEN TOOREN verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt. In algemene zin verwerkt HAMELINK & VAN DEN TOOREN persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

• het onderhouden van contact met u
• het leveren van diensten op het gebied van Nederlands belastingrecht
• het nakomen van onze wettelijke (bewaar)verplichtingen
• het behartigen van gerechtvaardigde belangen van HAMELINK & VAN DEN TOOREN, bijvoorbeeld in het kader van de behandeling van een klacht
• ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wat zijn de grondslagen voor die verwerkingen?

De verwerking van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst of in de aanloop daarnaartoe. Wanneer u ons een opdracht verleent tot het leveren van diensten op het gebied van Nederlands belastingrecht, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van die opdracht noodzakelijk is.

Verder kan het zijn dat persoonsgegevens die wij verwerken, worden verwerkt op basis van uw toestemming hiervoor. Indien u niet wil dat HAMELINK & VAN DEN TOOREN de persoonsgegevens (die zij met uw toestemming verwerkt) nog langer verwerkt, kunt u uw toestemming intrekken. HAMELINK & VAN DEN TOOREN zal dan stoppen met het verwerken van de persoonsgegevens, tenzij de wet of een gerechtvaardigd belang van HAMELINK & VAN DEN TOOREN of een derde zich daartegen verzet. Indien HAMELINK & VAN DEN TOOREN op uw verzoek stopt met het verwerken van persoonsgegevens, kan dat tot gevolg hebben dat u niet langer van (al) onze diensten gebruik kunt maken.

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verstrekt, tenzij langer bewaren noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht of het behartigen van een gerechtvaardigd belang van HAMELINK & VAN DEN TOOREN. Zo geldt er bijvoorbeeld een administratieve bewaarplicht van zeven (7) jaar voor bepaalde gegevens. Persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatie aan HAMELINK & VAN DEN TOOREN zijn verstrekt, worden tot vier (4) weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u heeft ingestemd met het langer bewaren daarvan. Tot slot zijn er verwerkingen gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van HAMELINK & VAN DEN TOOREN, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie en kwaliteitsverbetering.

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd door HAMELINK & VAN DEN TOOREN?

HAMELINK & VAN DEN TOOREN doet haar uiterste best om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De navolgende uitgangspunten zijn van toepassing:

• HAMELINK & VAN DEN TOOREN verwerkt niet méér persoonsgegevens dan nodig is om haar diensten aan u te verlenen en om de overige hiervoor genoemde doelen te realiseren.
• Alle medewerkers van HAMELINK & VAN DEN TOOREN zijn tot geheimhouding gehouden en zullen persoonsgegevens niet met derden delen, tenzij daar een wettelijke noodzaak voor is.
• Alleen die medewerkers van HAMELINK & VAN DEN TOOREN die betrokken zijn bij de dienstverlening aan u, hebben inzage in de persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn.
• Medewerkers van HAMELINK & VAN DEN TOOREN zullen privacygevoelige onderwerpen op een daarvoor juist moment en juiste plek met u bespreken.
• HAMELINK & VAN DEN TOOREN maakt enkel gebruik van beveiligde computerprogramma’s, servers en verbindingen. Uitsluitend de apparaten die door HAMELINK & VAN DEN TOOREN worden beheerd hebben direct toegang tot onze systemen. Apparaten die niet door HAMELINK & VAN DEN TOOREN worden beheerd, hebben uitsluitend toegang tot onze systemen via beveiligde verbindingen. Onze systemen worden gecontroleerd op verdachte activiteiten, via monitoring door een gecertificeerde derde partij.
• Fysieke dossiers zijn tot een minimum beperkt en worden bewaard in kasten die zijn voorzien van sloten.
• Onze kantoren zijn beveiligd door een fysieke toegangscontrole (receptie) tijdens kantooruren. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot onze kantoren.
• Wanneer voor het vervullen van activiteiten door HAMELINK & VAN DEN TOOREN een derde partij wordt ingeschakeld, waarborgt HAMELINK & VAN DEN TOOREN dat die derde partij hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteert als het niveau dat wordt aangehouden door HAMELINK & VAN DEN TOOREN.
• Doorgifte van persoonsgegevens naar partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte vindt, als dat al het geval is, enkel plaats conform de eisen die de toepasselijke privacywetgeving daaraan stelt.
• Verzoeken van derden aan HAMELINK & VAN DEN TOOREN om persoonsgegevens te verstrekken die niet voortkomen uit een wettelijk plicht, worden alleen ingewilligd met de expliciete toestemming van u.

Op welke rechten kunt u een beroep doen?

Indien gewenst, kunt u op elk moment een beroep doen op de navolgende rechten:

• Inzage: u kunt HAMELINK & VAN DEN TOOREN vragen om de persoonsgegevens, die HAMELINK & VAN DEN TOOREN van u verwerkt, in te zien en een kopie daarvan te verkrijgen
• Correctie of aanvulling: indien persoonsgegevens die HAMELINK & VAN DEN TOOREN van u verwerkt niet correct of onvolledig zijn, kunt u HAMELINK & VAN DEN TOOREN vragen om deze te corrigeren of aan te vullen
• Verwijdering: indien u niet meer akkoord bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door HAMELINK & VAN DEN TOOREN of indien u van mening bent dat verwerking van uw persoonsgegevens door HAMELINK & VAN DEN TOOREN niet langer nodig is voor het doel waarvoor u die aan HAMELINK & VAN DEN TOOREN heeft verstrekt, kunt u HAMELINK & VAN DEN TOOREN vragen om de betreffende persoonsgegevens te wissen
• Beperking: indien u vermoedt dat HAMELINK & VAN DEN TOOREN meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk, kunt u HAMELINK & VAN DEN TOOREN verzoeken om minder persoonsgegevens te verwerken
• Bezwaar: indien u twijfelt of uw persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt door HAMELINK & VAN DEN TOOREN, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking daarvan
• Dataportabiliteit: indien u aan HAMELINK & VAN DEN TOOREN persoonsgegevens heeft verstrekt en HAMELINK & VAN DEN TOOREN deze persoonsgegevens digitaal verwerkt, kunt u HAMELINK & VAN DEN TOOREN verzoeken om deze persoonsgegevens in digitale vorm aan u beschikbaar te stellen.

Voor het uitoefenen van de hierboven genoemde rechten kunt u schriftelijk een verzoek indienen bij Pauline de Bruin via privacy@hamelinktooren.com. HAMELINK & VAN DEN TOOREN zal zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen de daarvoor vastgestelde wettelijke termijn, uw verzoek afhandelen. HAMELINK & VAN DEN TOOREN zal aan uw verzoek voldoen, indien en voor zover u in het betreffende geval recht daarop heeft.

Klanttevredenheid

Bij HAMELINK & VAN DEN TOOREN hechten wij veel waarde aan klanttevredenheid. Mocht er in uw geval iets niet naar wens zijn gegaan, kaart het dan bij ons aan via privacy@hamelinktooren.com. Wij zullen er alles aan doen om een bevredigende oplossing te vinden. Komt u er dan niet uit, dan kunt u gebruik maken van onze klachtenprocedure, via info@hamelinktooren.com. U heeft daarnaast altijd het recht en de mogelijkheid om een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door HAMELINK & VAN DEN TOOREN in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

HAMELINK & VAN DEN TOOREN behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of als de toepasselijke wetgeving wijzigt.